ORD 團購訂餐管理

團購訂餐是許多公司員工福利的常見項目，但實務上經常成為行政人員的夢魘 — 每天要人工統計同仁要訂什麼餐、分別計算每個人的金額、收錢找零、跟廠商對帳，耗費大量時間又容易出錯。ORD 模組將團購流程全面數位化，讓員工自行訂購、系統自動統計、多元付款方式整合。

每天要幫大家訂餐，行政人員工作量暴增

使用前：在很多公司，訂午餐或飲料這件事會落到特定行政同仁身上，而且往往是每天都要處理的例行公事。從早上開始詢問每個人要吃什麼、一個一個登記、打電話給店家確認品項庫存、算錢收錢、分發餐點，中午前這段時間幾乎被團購作業完全佔據。如果公司人數較多（幾十人甚至上百人），這項工作可能每天要耗費行政人員 1~2 小時，一個月下來就是 20~40 小時的人力成本。如果負責的同仁請假或休假，其他人還要臨時接手，完全不熟悉流程更容易出錯。

使用後：ORD 將訂餐流程完全自助化，行政人員只需要建立一次團購活動（設定供應商、品項、價格），之後員工自行從「My」個人入口瀏覽活動、選購品項、加入購物車，一切由員工自主操作。行政人員只需在截止後查看系統自動統計的各品項總數量與金額，確認後發送給供應商即可。整個流程從每天耗費 1~2 小時縮短為幾分鐘，大幅減輕行政人員的工作負擔。

團購統計耗時，人工計算容易出錯

使用前：行政人員每天上午需要統計同仁要訂什麼便當或飲料，在群組或紙本上逐一登記，收錢時還要算每個人多少錢、找零。如果遇到有人臨時改單或取消，又要重新計算一次，非常麻煩。品項選項（如加辣、去冰、加料）的統計更是容易出錯，送到後才發現有人拿到不對的餐點。

使用後：ORD 讓行政人員建立團購活動後，設定供應商、品項、價格與選項（尺寸、加料、辣度等）。員工從「My」個人入口自行選購加入購物車，截止前可隨時修改或取消。系統自動統計各品項總數量與金額，不需人工計算。分發清單可依部門分組列印，方便領貨時核對。

收錢方式麻煩，欠款難以追討

使用前：團購的收錢是最大的痛點之一。行政人員要一一向訂購的同事收款，有人沒帶零錢、有人忘記給、有人出差不在，催收款項讓行政人員非常困擾。有時甚至要自己先墊錢，久了形成一筆糊塗帳。

使用後：ORD 支援多種付款方式：線上刷卡（串接金流）、薪資扣款（與 HRM 整合自動匯入薪資項目）、現金收取記錄。與 HRM 整合後，員工的團購費用可直接從當月薪資扣除，省去收錢的麻煩。系統也記錄每位員工的應付總額與付款狀態，一目瞭然。

店家對帳麻煩

使用前：每個月與便當店、飲料店等供應商結算時，行政人員要彙總所有訂單的金額與供應商核對，如果少了幾筆或金額不對，要回去翻查歷史記錄，非常耗時。

使用後：ORD 的供應商管理可建立廠商資訊與常用品項。系統可產生與廠商的對帳明細，幫助雙方快速核對。活動開始、截止提醒、送貨通知等各階段可透過 LINE 自動通知，減少行政人員逐一聯繫的負擔。

跨模組整合

• HRM 人事 — 員工清單同步、部門同步、薪資扣款整合
• ACC 會計 — 應付帳款拋轉、費用認列